好会议、坏会议

开会,已是企业团体基本的沟通桥梁。让职场的单位(即员工)聚集起来,集思广益,把公司的业务传达与分发出去,除了会议,我看经已没有其他正统的途径了。但是,偏偏许多公司,特别是主管或高层都无法掌握好效率会议(effective meeting)的精粹,浪费了许多时间之余,也降低了员工的效率。如果你还维持这样的会议文化,原谅我的坦白:还是不召开会议的好,因为这样会让你省下许多不必要浪费的时间、运作金、人才、进度等其他资源。这一期开始,让我与大家分享效率会议的系列心得。

一般领导者对会议的迷思
其中一个职场常见的投诉惯例,我看一定非“坏会议(bad meeting)”莫属。“这个会议闷极了!”“简直浪费我的时间!”“回家睡觉更好!”等职场话术,我看大家都不会感到陌生,尤其是会议完毕的时候。恕我冒昧的问一句:我们用了多少的时间把会议该用的时间开好?还是会议开了,感觉就犹如没有开过会议那样,除了觉得乏闷之余,大家也不知道下来要跟进些什么?问题就恰好发生在领导者,即领导会议的主持身上。我不相信这世界只有一套开好会议的秘诀,毕竟每个公司团体文化不同,其公司的方位转移策略(paradigm shift)也有异。我们不能用一种会议的模式,相同的运用在各个公司上,预期达到同样的会议效率。这方法行不通。我认为最关键的,还是大家齐来研究一下现代领导者对会议的迷思。我纳入并规划为好会议、坏会议。

为什么要开会?什么是好会议、坏会议?
会议就是大家汇集起来(通常指两个或超过两个的单位),站在共同理念下商讨圆满事物的集合媒介。常见的有公众会议(public meeting)与关闭或私人(closed or private meeting)会议之分。召开会议的目的有很多,例如:资料分享、接受新的资讯或任务、展开筹备工作、冲突管理、集思广益、思想交流等。开会的本质本来就是要节省时间、善用人力资源的,但是往往经过会议主持人的“造化”而变的本末倒置、背道而驰,这就是所谓的“坏会议”。反之,“好会议”具有执行力与生产力,它会让公司按时、甚至缩短企业该用的时限去达成目标,从而让公司保持资本或增进业务的流入动金,使之强富。

以下是坏会议与好会议的基本迷思一览表:

坏会议(Bad Meeting 好会议 (Good Meeting)
完成讨论事项 附准前期议案后进行讨论,
安排有关人力跟进事项。
希望没有动议 欢迎临时动议(如有)
欢迎会议者同时间交流发言 一个时间、一个人发言,
按部就班,余此类推。
散会时间到,但群众是不会
介意留下来继续商讨的,
反正还有很多事项有待讨论。
预算每事项的所用时间,
在定下的时间内
设法完成商讨。
不到时间死不休 提早时间散会又何妨?
把会议开完 把会议开好
追究问题与责任 安排与圆满事物
讨论如何改进弱点 应该安排人手跟进
(改进弱点应留到检讨会讨论)
严肃的依照讨论事项 不一定严肃,创意、
轻松才是重点。

下期预告:不可不知的效率会议主持技巧

“好会议、坏会议”系列是作者在「时尚男人」杂志刊登的职场专栏。如果你有任何意见、分享与疑问,欢迎留言!



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