好会议、坏会议:高效率会议的必修课

避免让会议越扯越远,不要放在不该放的事项讨论(简称离题)以达致效率主持,以下几点必须注意的:

(a) 召开会议的目的
目的包含了行动与动机的责任,身为会议主持的你,应该时时刻刻提醒自己:我为什么要召开这个会议?我要达致什么?有没有更好的意见、看法与创意吗?在还没有召开会议之前,先正视召开会议的原因,确保自己的感觉与情绪是对的,保持中立,以便你不会偏袒一方,尽量达致双赢,方能沿着该走的轨道进行。

(b) 个人权威
会议必须有一个“灵魂人物”,即控制会议的人,俗称资讯监督者(gatekeeper)。 他是制定会议的流程与气氛者,不一定要很严肃的。很多参与会议者是要测试会议的权威界限、挑战惯例、突现个人主义、或借助会议表达不满。如果第一次就允许这样的事情发生,你会失去会议的“灵魂”,即公信力。

(c) 尊重尊重每个人的时间、意见、奉献与感受
如果会议说是十点开始,每个人已经到场,但还是非要等到A君出现为止方能开始会议,间接的,你已告诉别人:A君显得比任何人都重要,都要被重视。那现场出席者算什么?身为领导,你必须让下属都觉得“公平”。你的出发点是要奖励早出席者,不是迟到者。

(d) 欢迎建设性意见
会议常会发生言语与思维上的交锋,调和与圆满气氛是会议领导者的必要学习功课。冲突管理不能忽视。如果没有言语上的交锋则那不是一个脑力激荡的会议,这跟一般白痴开会没有分别。在脑力激荡的会议里,你必须承认冲突的产生是必然的,管理与从冲突中学习才是重点。

(e) 创意
如果你的会议是要寻求方案、解决问题或一齐商讨减低问题的措施,你必须缔造一个让创意漫游的会议空间。如果你要别人提供方法,但又时常以“No!“来回应,那你其实要什么?如果你要别人迎合你的方法,那就不须寻求群众的意见了。应该寻问大家的意见,否则,你只取巧的通过大家存在的方便,来圆满个人主义,这不会带来任何效率。原因很简单:没有群体参与,只有英雄称霸,何来效率?

以上几点高效率会议的必修课与大家共勉,祝福大家有个愉快的会议!

下期预告:坏会议的必杀技!

“好会议、坏会议”系列是作者在「时尚男人」杂志刊登的职场专栏。如果你有任何意见、分享与疑问,欢迎留言!



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