好会议、坏会议:高效率会议的必修课

避免让会议越扯越远,不要放在不该放的事项讨论(简称离题)以达致效率主持,以下几点必须注意的:

(a) 召开会议的目的
目的包含了行动与动机的责任,身为会议主持的你,应该时时刻刻提醒自己:我为什么要召开这个会议?我要达致什么?有没有更好的意见、看法与创意吗?在还没有召开会议之前,先正视召开会议的原因,确保自己的感觉与情绪是对的,保持中立,以便你不会偏袒一方,尽量达致双赢,方能沿着该走的轨道进行。

(b) 个人权威
会议必须有一个“灵魂人物”,即控制会议的人,俗称资讯监督者(gatekeeper)。 他是制定会议的流程与气氛者,不一定要很严肃的。很多参与会议者是要测试会议的权威界限、挑战惯例、突现个人主义、或借助会议表达不满。如果第一次就允许这样的事情发生,你会失去会议的“灵魂”,即公信力。

(c) 尊重尊重每个人的时间、意见、奉献与感受
如果会议说是十点开始,每个人已经到场,但还是非要等到A君出现为止方能开始会议,间接的,你已告诉别人:A君显得比任何人都重要,都要被重视。那现场出席者算什么?身为领导,你必须让下属都觉得“公平”。你的出发点是要奖励早出席者,不是迟到者。

(d) 欢迎建设性意见
会议常会发生言语与思维上的交锋,调和与圆满气氛是会议领导者的必要学习功课。冲突管理不能忽视。如果没有言语上的交锋则那不是一个脑力激荡的会议,这跟一般白痴开会没有分别。在脑力激荡的会议里,你必须承认冲突的产生是必然的,管理与从冲突中学习才是重点。

(e) 创意
如果你的会议是要寻求方案、解决问题或一齐商讨减低问题的措施,你必须缔造一个让创意漫游的会议空间。如果你要别人提供方法,但又时常以“No!“来回应,那你其实要什么?如果你要别人迎合你的方法,那就不须寻求群众的意见了。应该寻问大家的意见,否则,你只取巧的通过大家存在的方便,来圆满个人主义,这不会带来任何效率。原因很简单:没有群体参与,只有英雄称霸,何来效率?

以上几点高效率会议的必修课与大家共勉,祝福大家有个愉快的会议!

下期预告:坏会议的必杀技!

“好会议、坏会议”系列是作者在「时尚男人」杂志刊登的职场专栏。如果你有任何意见、分享与疑问,欢迎留言!

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好会议、坏会议

开会,已是企业团体基本的沟通桥梁。让职场的单位(即员工)聚集起来,集思广益,把公司的业务传达与分发出去,除了会议,我看经已没有其他正统的途径了。但是,偏偏许多公司,特别是主管或高层都无法掌握好效率会议(effective meeting)的精粹,浪费了许多时间之余,也降低了员工的效率。如果你还维持这样的会议文化,原谅我的坦白:还是不召开会议的好,因为这样会让你省下许多不必要浪费的时间、运作金、人才、进度等其他资源。这一期开始,让我与大家分享效率会议的系列心得。

一般领导者对会议的迷思
其中一个职场常见的投诉惯例,我看一定非“坏会议(bad meeting)”莫属。“这个会议闷极了!”“简直浪费我的时间!”“回家睡觉更好!”等职场话术,我看大家都不会感到陌生,尤其是会议完毕的时候。恕我冒昧的问一句:我们用了多少的时间把会议该用的时间开好?还是会议开了,感觉就犹如没有开过会议那样,除了觉得乏闷之余,大家也不知道下来要跟进些什么?问题就恰好发生在领导者,即领导会议的主持身上。我不相信这世界只有一套开好会议的秘诀,毕竟每个公司团体文化不同,其公司的方位转移策略(paradigm shift)也有异。我们不能用一种会议的模式,相同的运用在各个公司上,预期达到同样的会议效率。这方法行不通。我认为最关键的,还是大家齐来研究一下现代领导者对会议的迷思。我纳入并规划为好会议、坏会议。

为什么要开会?什么是好会议、坏会议?
会议就是大家汇集起来(通常指两个或超过两个的单位),站在共同理念下商讨圆满事物的集合媒介。常见的有公众会议(public meeting)与关闭或私人(closed or private meeting)会议之分。召开会议的目的有很多,例如:资料分享、接受新的资讯或任务、展开筹备工作、冲突管理、集思广益、思想交流等。开会的本质本来就是要节省时间、善用人力资源的,但是往往经过会议主持人的“造化”而变的本末倒置、背道而驰,这就是所谓的“坏会议”。反之,“好会议”具有执行力与生产力,它会让公司按时、甚至缩短企业该用的时限去达成目标,从而让公司保持资本或增进业务的流入动金,使之强富。

以下是坏会议与好会议的基本迷思一览表:

坏会议(Bad Meeting 好会议 (Good Meeting)
完成讨论事项 附准前期议案后进行讨论,
安排有关人力跟进事项。
希望没有动议 欢迎临时动议(如有)
欢迎会议者同时间交流发言 一个时间、一个人发言,
按部就班,余此类推。
散会时间到,但群众是不会
介意留下来继续商讨的,
反正还有很多事项有待讨论。
预算每事项的所用时间,
在定下的时间内
设法完成商讨。
不到时间死不休 提早时间散会又何妨?
把会议开完 把会议开好
追究问题与责任 安排与圆满事物
讨论如何改进弱点 应该安排人手跟进
(改进弱点应留到检讨会讨论)
严肃的依照讨论事项 不一定严肃,创意、
轻松才是重点。

下期预告:不可不知的效率会议主持技巧

“好会议、坏会议”系列是作者在「时尚男人」杂志刊登的职场专栏。如果你有任何意见、分享与疑问,欢迎留言!


应征面试8攻略

在很多企业团体,工作面试的活动已经变得越来越具挑战性。这里与你分享面试致胜的秘诀,对工作应征者而言,肯定带来极大的帮助。

1攻略:准备、准备与不断准备!
计划你的策略,把所有极可能被问的问题与挑战勤加以练习与准备!通常面试的问题都会落在以下范围,记得STAR模式:

  • S (Situational Approach) 突发状况思考
    例:如果你生产部的员工因工厂的安全措施发生了伤亡事件,身为主管,你会怎样对外处理这件事情?
  • T (Time-frame Approach) 时限规划思考
    例:未来5年内,你想在公司达到怎样的成就?
  • A (Attitude Approach) 行为操守思考
    例:你认为你有什么优点让我们录取你?
  • R (Role Playing Approach) 角色代入思考
    例:如果你是公司的艺人宣传负责人,你认为我们应该怎样宣传这位唱歌咬字不清的新歌手?

2攻略:你必须清楚知道你要什么
你必须了解你面试的问题极大可能也可以是根据你的履历书而发问的,所以你必须把你的工作宗旨与目标也纳入你的履历书,当然别忘了相关的经验与教育背景等。如果你有调整你履历书的习惯,那就记得把你的履历背景与资料给牢牢的记住。

3攻略:你必须在面试时适时的放话
你必须要适当的把自己推荐出去,但不要很刻意的。举例:如果你是一位有进修的保险从业者,你可以说:在我考获CFP与之后也考得RFP的时候,我的业绩已经去到将近百万圆桌的骄人成绩了。。。 这样就充分的反应了你在拼业绩之余,原来也不忘了进修。

第4攻略:你必须知道你的长处,与夸大后的后果。
在面试时,也难免会遇到怎样用你的长处为公司效劳与贡献等之类的问题。想一想你相关的长处。记得,不要太夸大你的长处,你必须为你的夸张履历负责!举例:你应征一份推销员的工作,你说出了这样的长处:我会观察顾客的性格、心理与需求,来预测到底我能不能即时成交。如果你说了这样的优点,那拜托你有心理准备的被问回说:那么你认为我的性格怎样?如果招架不住,那就选择不要太夸大你的过去,适可而止吧!

第5攻略:把你的弱点化为优点
请问你认为你的缺点是什么?这个问题的重点,不是刁难你,而是测试你到底了解自己多少。所以,你的答案当然也可以参考第3攻略,就是放话。你可以坦然地针对你的弱点而谈,可是别忘了强调你从中得到什么收获与正面的意义,这些收获才是你的价值! 举例:我在N年前曾经因为不知道自己是不是适合成为客户服务员(呈现你的弱点)而从事了汽车买卖的工作。这份工作经验告诉了我原来不适合从事买卖的工作,但却因为面对了顾客的问题而喜欢上解决顾客问题的事务。所以就正式的断定了我在客户服务的热诚(取巧的把优点带出)。另一种比较取巧性的做法就是选一个带有优点的缺点。举例:我的缺点是我会对问题发生后,只求喂食而不去寻找解决方案的员工失去耐性(带出有优点的弱点),因为我觉得他们确实没有好好的活用公司的栽培与在职训练。。。这样的说法,你的缺点就间接成为了你的优点,而帮助了你的工作面试。第6攻略:如果你是被解雇而寻找新工作,不要太自责,坦诚地面对就可以了。 如果你不是因为自己的问题而被解雇的,你大可以坦然地面对你的遭遇,不要处理得让别人认为你是有问题的一群。你可以强调事后的所学习到的启示,就会减低别人不必要的偏见。举例:我其实针对公司的解雇感到悲哀,因为我了解到要接受现今资本主义的商业经营方式,就必须承担随时有可能成为公司因减少成本而萎缩所做出的减低员工开销的遗产品。这是应该得到体谅的。 这样的问题处理方式就显得大方得体的多,而不须为你的解雇画蛇添足

7攻略:让自己有明确地处事标准
公司都希望看到聘请的职员日后会怎样面对自己所不能胜任的工作的处事态度。让他们看到你在未来的应对挑战,就是让你继续在公司发展的重要条件。所以针对你能力范围内所不能胜任的事情,不要转弯抹角,也不要因为要让别人有所期望而吹牛。坦白的说出来对你绝对是诚信的表现。以下这番话都会有帮助的:

我会把我不能胜任的工作委任或请教于有能力的人。 
除非我对这个个案有一百巴仙能力上的肯定,否则我不会轻易的矛遂自荐。
我承诺会不断地争取日后学习与成长的机会。
我不会把工作的重点放在毫无意义的业务上,以确保我不会重犯不必要的错误。

第8攻略:别让薪金标准的问题难倒你!
你觉得我们应该付多少的薪金聘请你?这显然是很多面试者的死穴问题。你必须了解公司绝对不会用高薪聘请一位新手,他们只会为你的价值给予你适当的价码。问到你的薪金要求,如果你熟悉行业的薪金标准,你大可以勇敢的说出你的要求。如果你愿意接受一个较低的薪金,你大可以说:如果长期的工作环境具有让自己突破的可能性,我不会介意接受比过去较低的薪金。又或者你可以说:我会时时刻刻的让自己不断学习,确保自己可以随时改变自己而适应公司,迎接事业发展的每个阶段,并与公司的脚步齐迈进。 这样的回答就不会有尴尬之嫌了。以上的8大策略,希望可以减轻你应对面试的压力。

只要有所准备,谋事在人,成事在天。其余的事,只要自己过了自己那一关,下来就顺其自然,继续加油吧!

注: 详文请参阅作者刊登於「时尚男人」杂志20076月份号的职场专栏。


10种方法克服 “问”的恐惧

我最近收到这样的email:

“老师,我非常喜欢看你在New Icon杂志的职场疑问专栏,真的帮助我很多。但我不满我一个缺点,就是我很怕问别人。有时候我在工作时连问老板、问同事都提不起勇气来,很多事情都是这样,不问又暗地里挨苦吃亏,怎么办呢?”

首先,非常恭喜你,因为你知道这个是你的缺点,而且你已经提出了勇气问我这个问题以让自己改变,这是值得高兴的。瞧,你其实是一个敢问的人,只是环境与本身思维的局限所至。我认为你应该重建你的思维,别把“问”这个东西给搞复杂了。我有10种方法帮助你克服“问”的恐惧。

1:要知道:问,其实没什么大不了!
问是你的权利!问,只会让你得到收获,不会让你得到损失!你必须了解你有权利去问任何你需要的东西。即使你得不到答案,那至少你已经知道这里是找不到答案的地方,应该下一步立刻往哪里寻找答案了。

2:保持平常心去迎接“答应”或“拒绝”的回应
不要忘记,对方也有做决定的自由与权利。如果时时刻刻都抱着平常心的态度面对别人的回应,不管答应还是拒绝,都会让大家有呼吸的空间。如果他帮不上忙的话,他也会设法为你寻找其他方法,或为你推荐可以帮助你的人。

3:别视拒绝是仇人
当你得到No的答复时,请你保持宽容。宽容的表现代表你其实是做出请愿,而非要求。你必须要知道:要求是不会受到理会的。你必须从容的面对拒绝你的人,不要得到No的答案就视对方为仇人。别人一定会让你展开更多的人脉来帮你。多人脉则多贵人,多贵人则更接近yes的道路了。

4:为自己找后路
不要忘记,别人也有权力say no。这意味着,不管你喜欢与否,你一定要为自己找更多的出路,你一定要为自己多寻找方法。只要你不断的问,你的收获一定等着你。你不问,就连一点收获都没有!所以,要敢敢去问!

5:问适当的人选
你要设想一下:你的朋友一定会有意愿帮你一个忙,往积极的层面发展,可以让你的恐惧减少,勇气提升。你或许说这是自己骗自己的行为,可是在心理学层面来说,这是具有建设性的心理素质,总好过不问就让负面的情绪先入为主吧!

6:说出你遭到拒绝的后果
你必须要让你的朋友知道帮与不帮忙的后果,让他知道他答应或拒绝的结果,会让你得到或改变什么。让他认为帮助你是值得的,而不是没有贡献的。这样会提高你的成交,克服你的遭到拒绝的恐惧。

7:尊重他人的决定
问,不是强迫别人要怎样做,是让人觉得在他的能力范围内可以怎样减轻你的问题负担。倘若你的出发点是在设想你要别人做些什么来帮你,我劝你取消这个妄想的念头!你只能期待,不能期望。所以,尊重他人的决定,会让你的受挫感降到最低,恐惧感也跟着远离你。

8:不要死缠、挑剔与责骂
死缠烂答是不断与不断要求的体现。你或许在短期内得到成交,可是长远性会让人持有恐惧感,因为你已经成功的种下烦人且令人生气的种子。记得,不要埋怨、责骂与挑剔别人的回应。别人不曾欠你什么,也没有一定要答应你的义务!

9:学会感恩、感激
当你的请求得到yes的答案时,学会感激!告诉他你是多么的幸福有这样的朋友,你会怎样的回报他。你越珍惜他的帮助,他会更乐意帮你,迅速的为你展开援助。 这样你就不会问别人而感到不好意思。

10:拚弃“早知道我不问你”的行为
你会对拒绝你的人发脾气吗?会因为你得不到援助而生气吗?记得:他不是你,他是没有义务要往你的立场去设想。如果你真的要针对你所要的展开疑问,麻烦你做好功课,用一个最恰当的方法。 “早知道我不问你!”是一个很要不得的行为。

你不妨参考2月份的New Icon杂志,我这一期就以这个问题而写了个专栏,希望可以帮到你们!